HOME > コラム > ㉓電話代行をできる限り安価に済ませたい方へ

電話代行サービスをできるだけ安く済ませたい方は、契約する前にサービス内容を確認しておきましょう。
(その手段としてメールの複数のやりとりでは時間がかかりすぎてしまうため、築地BCバーチャルオフィスでは24時間お電話でのお問い合わせ窓口を設置しております)電話代行業者が基本サービスとして設定している電話代行や不在時転送の他に、どのようなサービスが含まれているか把握しておくためです。電話代行業者によって異なりますが、サービス内容を省けば省くほど利用料金は安くなり、場合によっては月額数千円程度で済むこともあります。特に電話転送のみをサービスとして扱っている電話代行業者であれば、基本料金は月間3000円を切ることもあるくらいです。ただし、この場合は電話が転送されるだけですので、基本的には自分が常に携帯電話に出られる職場環境である必要があります。もし携帯電話へ転送されても電話に出ることが難しいのであれば、不在対応をしてくれる電話代行業者を選びましょう。その場合は電話転送のみの電話代行業者よりも若干割高になってしまうため、予算内で収まるかどうか相談してみてください。その他、電話番号のレンタルサービスなど、契約するサービス内容に注意してみましょう。
電話番号を借りたうえに、オペレーターの対応をセットにすると利用料金が高額になることが多く、低予算では収まらない場合が多くなります。特にコール数無制限や登録データ量が多いところは、オプション料金が別途必要になることもありますので、なるべくオプションが発生しないようなサービス内容にしておくことも料金を安く抑えるためのコツになります。しかし、顧客や取引先からの電話を不在対応してもらうために電話代行業者と契約するのですから、サービス内容が不足してしまっては本末転倒です。
予算を考える上で、注目すべきカギとなるのが、コール数です。
コール数は相手方からの電話対応を1日もしくは1ヶ月間で、どの程度対応してもらえるかが変わります。
例えば、1日あたりのコール数が20コールであれば、1日20本の電話対応を任せることができます。
もし20コールを超えてしまった場合には、オーバーコールとして1本対応するごとに別料金が掛かることもあります。逆にコール数無制限で対応してくれる電話代行サービス業者もありますので、自分のところにどの程度の頻度で入電するか伝えたうえで、コール数に関するオプションを考えてみると良いでしょう。また、コール数にイタズラ電話や間違い電話を含むかどうかも確認しておくべきです。仮にイタズラ電話や間違い電話をコール数に含んでしまう場合には、契約するコール数上限に余裕を持っておかなくてはなりません。実際のオペレーター対応についても、どのような受け答えが行われるか把握しておくようにしましょう。特に激安価格の電話代行サービス業者は、オペレーター教育が行き届いていないこともあり、電話代行に不安を残してしまう可能性があるからです。オペレーターの電話対応がいい加減では、せっかく不在応対してもらっても先方に不快な思いをさせてしまいます。そのため、不在時の用件を聞いてもらうだけではなく、その後の折り返し連絡をスムーズにするためにも、ある程度しっかりとした応対ができるオペレーターが揃っているかどうか確認しましょう。
経費削減のために電話代行サービス業者を頼むのであれば、激安価格の業者に惹かれてしまうのは当然です。
しかし、安物買いの銭失いになってしまっては無意味になってしまいますから、しっかりとしたサービスが受けられるかどうか確認したうえで契約するようにしましょう。
激安価格だから信用できないことはありませんが、料金が安いことはそれなりに省かれている部分があることを覚えておいてください。もし、理想の業者が選定できたとして、なるべく無駄がないプランにすることは重要ですが、サービスを省きすぎないように配慮することも必要になります。一番効果的なのは、自分の職場環境にフィットした電話代行サービスを頼むことです。
例えばコール数設定や連絡先設定など、複数設定すると料金が高くなるものは無駄がないように最適な内容に設定しておきましょう。また、携帯電話への転送だけで済ませてしまうのも一つの手段です。
自分が電話に出る手間は若干増えてしまうものの、電話代行業者に必要な料金はだいぶ節約できます。 電話代行業者は予算に応じてサービス内容やプランを組み立ててくれますので、こちらが必要とするサービスや設定したい月額予算を提示したうえで、最適なプランやサービス内容にフィットさせてみましょう。

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